Automação de Processos com BPM
Fluxos com Assinaturas Digitais
Automação de
Processos com BPM
Fluxos com
Assinaturas Digitais
Sua empresa ainda opera negócios na velocidade do papel?
Implemente a ferramenta certa e permita que processos e documentos circulem sem fronteiras,
diminuindo a dependência de processos manuais.
Nosso software PortalFlex® ajuda sua empresa a implantar processos digitais.
Modele fluxos e automatize processos, assinaturas e documentos da empresa.
Processos Digitais
Seja capaz de enviar, receber e consumir informações na velocidade da web. Forneça ao seu cliente um processo digital de ponta a ponta.
Desenhe Fluxos
Desenhe, modele e automatize graficamente os fluxos de processo da sua empresa, sem conhecimento de programação.
Automatize Rapidamente
PortalFlex® é capaz de se conectar com qualquer sistema de gestão, integrando de forma rápida processos, assinaturas e documentos dentro de sua empresa.
Foco na Gestão dos Processos
Gerencie com exatidão em qual etapa encontra-se determinado processo. Identifique gargalos, elimine a burocracia e lentidão.
Processos Digitais de ponta a ponta
Seja capaz de enviar, receber e consumir informações na velocidade da web.
Forneça ao seu cliente um experiência digital completa conectando todas as etapas de um processo
do início ao fim.
Pode ser uma matrícula de Universidade, um financiamento bancário, uma aprovação de compra ou até mesmo um contrato entre as partes, permita que seus clientes se libertem de processos exaustivos e manuais usando o PortalFlex®.
1. Análise do Processo Atual (As-Is)
Nossa consultoria especializada, composta por Engenheiros de Processos Certificados,
realizam o mapeamento do processo atual em sua empresa, visando o detalhamento completo
do processo como ele se encontra hoje. (As-Is)
2. Modelagem do Novo Processo (To-Be)
O antigo processo (As-Is) é redesenhado, dando lugar a um novo processo proposto
(To-Be), permitindo a padronização do fluxo das atividades, dos documentos,
formulários e assinaturas. Integrações entre sistemas podem ocorrer através do uso da
nossa API.
3. Implantação do Processo Automatizado
Processo remodelado, é hora de disponibilizar o ambiente online para que colaboradores,
clientes e fornecedores, de forma unificada, comecem a visualizar as informações de seus
processos e documentos através de uma interface simples e intuitiva.
Automação do Processo em 3 passos
Dê adeus para a caneta
O fluxo do seu processo exige a coleta de assinaturas de uma ou mais pessoas?
Você pode realiza-la de forma rápida e automática no PortalFlex®.
Nosso software permite que os documentos de um processo possam ser assinados com ou sem certificado digital, garantindo a validade jurídica.
Não importa se o seu processo é uma matrícula de Universidade, um financiamento bancário, uma aprovação de compra ou até mesmo um contrato entre partes.
Se o seu fluxo de processo exige a coleta de assinaturas de uma ou mais pessoas, você pode realiza-la de forma rápida e automática.
Nosso software PortalFlex, permite que os documentos de um processo possam ser assinados
com ou sem certificado digital e ainda garante a validade jurídica.
Saiba mais
sobre as assinaturas digitais, assinaturas qualificadas e assinaturas mistas.
Assine com e sem Certificado Digital.
Bem-vindo ao mundo Paperless
Escolha uma solução robusta e inteligente, que dá preferência à simplicidade e aplica a tecnologia em favor da desburocratização dos processos de forma segura e eficiente.
Desmaterialização de Documentos
Converta para PDF documentos físicos e garanta a guarda digital e a destinação dos documentos de forma correta obedecendo tabelas de temporalidade.
Captura Automática de documentos de outros sistemas
O PortalFlex® é capaz de capturar qualquer documento gerado a partir de outro sistema sem a necessidade de integração com o sistema legado, proporcionando acesso aos dados armazenados, independente da plataforma ou sistema operacional utilizado.
Case de Sucesso
Anglo American
Uma das maiores mineradoras do mundo e presente em mais de 15 países com mais de 90 mil funcionários, a AngloAmerican confia no PortalFlex para automatizar seus processos.
1. O Problema (As-Is)
A AngloAmerican possui um grande número de fornecedores resultando em um alto volume na troca de dados e documentos. O fluxo da gestão de contratos era deficiente, realizado de forma praticamente manual.
Desde a criação dos contratos, sua tramitação entre os diversos departamentos, aprovação dos documentos e a coleta de assinaturas em papel, o prazo médio era de 20 dias ou mais.
Os contratos demoravam dias para serem oficializados e diversas compras e processos operacionais eram impactados como por exemplo compras de caminhões, autorizações de projetos e compra de insumos ou materiais, afetando diversas áreas. Isso quando não ficavam totalmente parados aguardando o retorno do gestor de uma viagem ou licença.
Todo processo também era realizado, por questões legais, através de documentos e papéis impressos gerando um gasto enorme na gestão, tramitação e armazenamento dos documentos físicos.
Todos os documentos ficam armazenados no sistema de gestão Aconex® Oracle®, demandando um grande investimento para integração, qualquer fosse a solução adotada.
2. A Solução (To-Be)
Após uma análise detalhada do problema, foi realizado o desenho do atual fluxo (As-Is) identificando todas as etapas existentes no processo atual. Todas as áreas envolvidas foram incluídas para o correto mapeamento do processo.
Com base no modelo atual (As-Is) foi então desenvolvido um novo fluxo operacional (To-Be) para a tramitação dos documentos entre os departamentos e fornecedores visando a correção e a otimização dos pontos identificados com falhas.
Além disso a coleta de assinaturas foi completamente automatizada, permitindo a assinatura dos documentos pelos gestores da Anglo com o uso de Certificados Digitais. Já os fornecedores foi permitido tanto o uso de Assinaturas com o uso de Certificados Digitais, quanto Assinaturas Eletrônicas, para os casos onde o fornecedor não dispõem de um certificado.
Para a captura dos documentos armazenados no Oracle® foi utilizada a funcionalidade de Captura Automatica presente no PortalFlex®, permitindo a integração automática e transparente no Oracle dispensando a necessidade de custos de integração.
3. O Resultado
Após a implantação e automação do processo, em apenas duas semanas o prazo médio para conclusão passou de 25 dias para apenas 3 dias.
O tempo gasto pelos gestores na validação dos contratos e assinaturas caiu de algumas horas para apenas alguns minutos, graças também ao uso das aprovações e assinaturas em Lote previstas no novo fluxo.
Em 1 ano em produção, o sistema já possuem mais de 3 mil processos tramitados eletronicamente.
Diversos ganhos operacionais foram beneficiados em conjunto, uma vez que agora as compras e previsões de entregas de insumos podem ser previstas e realizadas em um tempo muito menor.
O arquivo físico foi substituído pelo arquivo digital gerando uma economia de espaço, gestão e tramitação, indo de encontro com as políticas e o compromisso ambiental da AngloAmerican.
Devido ao sucesso do projeto, diversas outras áreas não previstas inicialmente começaram a fazer parte e adotaram o novo fluxo aproveitando assim os mesmos benefícios da automação do processo proporcionadas pelo PortalFlex®.